어드민플러스 발주, 손으로 하면 어디서 실수가 나는가
손으로 하면 여섯 단계입니다
- 윙에서 새 주문을 확인합니다.
- 공급처 주문 화면에 수취인 이름·주소·연락처·옵션·수량을 옮겨 적습니다.
- 공급처에 대금을 입금합니다.
- 공급처가 입금을 확인하고 상품을 준비합니다.
- 공급처가 준 송장 번호를 윙 주문에 입력합니다.
- 월말에 주문·원가·수수료를 엑셀로 모아 손익을 냅니다.
주문 하나에 최소 30분입니다. 주문이 하루 열 건이면 다섯 시간이고, 이 시간은 판매량과 같이 늘어납니다.
실수는 옮겨 적는 곳에서 납니다
2단계와 5단계가 문제입니다. 사람이 두 화면 사이에서 글자를 옮기는 자리라서 그렇습니다.
- 옵션·수량 오기. 3kg 을 5kg 으로, 2박스를 1박스로. 고객은 다른 상품을 받고 반품이 됩니다.
- 주소 오기. 동·호수 한 글자가 빠지면 배송이 돌아옵니다. 신선식품은 돌아오는 동안 상합니다.
- 송장 번호 오기. 숫자 하나가 틀리면 고객 화면에 엉뚱한 배송이 뜹니다. 고객은 안 왔다고 문의하고, 판매자는 공급처에 다시 묻고, 그 사이 배송 지연으로 잡힙니다.
- 입금 누락. 주문을 넣고 입금을 잊으면 공급처는 보내지 않습니다. 발송 기한을 넘기면 페널티가 붙습니다.
이 실수들은 조심한다고 사라지지 않습니다. 건수가 늘면 확률이 같이 늡니다.
월말 엑셀은 항상 늦습니다
6단계는 한 달에 한 번이라 실수라기보다 지연입니다. 어떤 상품이 남고 어떤 상품이 손해인지가 한 달 뒤에야 보입니다. 광고비를 쓰고 있었다면 한 달 동안 손해인 상품에 계속 쓴 셈이 됩니다.
어디까지 자동화할 수 있는지
1·3·4·5단계는 규칙이 정해진 일입니다. 주문을 가져오고, 입금을 확인하고, 상품준비중으로 바꾸고, 송장을 등록하는 일은 사람이 판단할 것이 없습니다. 2단계의 옮겨 적기도 주문 정보가 그대로 공급처 시스템으로 넘어가면 사라집니다. 사람이 남아야 하는 자리는 이 주문을 발주할지 확인하고 결제하는 한 번뿐입니다.